A idéia de fazer esse post é para orientar, seja você cliente ou fornecedor, sobre como proceder na hora de liberar ou ter acessos às ferramentas desse universo digital. Observo algumas práticas que acabam prejudicando os dados e análises. Por falta de desconhecimento de clientes ou fornecedores, algumas resoluções no cadastro e acessos à ferramentas, impedem que clientes fiquem com os dados do ambiente digital no momento do encerramento de contrato.
Uma prática que aprendi no mercado financeiro e que adotei ao atuar como empreendedora foi a de firmar 2 tipos de contrato.
- NDA (do inglês – Non-Disclosure Aggreement), o famoso contrato de Acordo de Confidencialidade. Quando um cliente me procura, a primeira coisa que faço é assinar um NDA, afinal de contas ele vai me contar informações confidenciais sobre o seu negócio, e mais, vou ter acesso aos dados, entre eles Analytics, Campanhas e o Resultado Só depois de assinado é que peço os acessos aos dados do meu futuro cliente e conversamos sobre o escopo de atuação da consultoria.
- Se fechamos o trabalho, partimos para um segundo contrato onde estabelecemos direitos e deveres para ambas as partes e obviamente o NDA que já foi assinado antes rege todo o trabalho que vamos realizar juntos. Se não assinarmos o contrato eu me auto excluo os meus acessos que foram concedidos, não faz sentido ficar com eles, pois não me pertence, isso é o certo.
NDA e LGPD
O NDA é e sempre foi uma forma de proteger informações confidenciais na troca entre as empresas. Nesse mundo onde os dados são o novo petróleo, a LGPD deixa claro que para trabalhar com dados, principalmente os pessoais e sensíveis, é preciso que a parte que vai ceder os dados dê a permissão para quem vai receber, desde que não faça o uso desses dados para outros fins, a não ser aqueles que estão relacionados ao propósito a que foi destinado. É errado pensar que a LGPD é exclusivamente uma regra no mundo digital. Ela vale para qualquer dado, onde quer que seja capturado. Inclusive a revisão de contratos com fornecedores é necessária.
Combinado não sai caro.
Você já deve ter lido ou ouvido a frase acima e ela é a pura verdade para ambas as partes. Porém venho observando que ainda há prestadores de serviços, freelancers e até mesmo empresas de pequeno e médio porte que não fazem uso de um NDA e tão pouco fazem um contrato de prestação de serviços.
Por outro lado, ouço também de fornecedores que o cliente fecha um escopo, mas o trabalho se estica tanto que daria para fazer 2 contratos, um para o projeto inicial e outro para a manutenção.
Independente do que está no escopo o contrato, vamos falar de boas práticas nos acessos às ferramentas.
Vamos às boas práticas na hora de conceder seus dados para terceiros.
Antes de falar sobre o tema acima, quero falar sobre uma regra mais que básica seja você empreendedor, freelancer ou empresa que está construindo sua presença digital. Crie uma unicidade, de que forma:
- Procure adotar o mesmo nome na URL (endereço do site), Nomes nas Redes Sociais;
- Utilize o mesmo e-mail para se registrar nas redes sociais e ferramentas. Dê preferência a ter um email exclusivo para esses acessos, vai melhor e muito sua gestão.
- Não utilize seu e-mail pessoal, se você ainda não tem um email com o domínio da sua empresa, melhor ter um segundo email só para isso.
Vamos agora falar de acessos e efetivamente de boas práticas.
- Ambiente Google vai facilitar muito a integração, estou falando de ADS, Analytics, Search Console, Google Meu Negócio entre outros…é o melhor negócio.
- Ferramentas de Mapa de Calor e Teste A/B: VWO, HotJar, CrazyEgg e afins
- Sites: wordpress, wix e etc.
Na hora contratar alguém ou você que vai prestar um serviço, não deixem de firmar o NDA e entenda como devem ficar os acessos à ferramentas. Premissa para qualquer ferramenta: o Dono do Site é o Dono da conta – com acesso de administrador sempre.
Sites: wordpress, wix e etc.
- As principais ferramentas de sites, como wordpress e wix costumam tem perfis de acesso. O dono do site precisa ser o administrador e ele pode conceder o perfil de administrador para outras pessoas – como fornecedores. Além desse perfil, as ferramentas permitem a concessão de acesso para outras atividades, como por exemplo a de editor de texto – dessa forma o texto passará por um fluxo de aprovação antes de ser publicado no site. Quando o contrato com o fornecedor se encerra, este deve pedir para ser removido da ferramenta. Vocês não fazem idéia de quantos sites e outras ferramentas que há inúmeras pessoas acessando e já não tem mais nada a ver com o projeto. Cuidem bem dessa parte.
Ferramentas de Analytics – Google Analytics, Adobe Analytics, Yahoo Analytics e afins
Essas ferramentas contém dados de navegação do site e podem ter dados de custos de campanhas e receita de e-commerce (quando configurado) – ou seja esses dados já são sensíveis do ponto de vista resultado. O dono do site deve ser o administrador e os fornecedores deveriam ter um acesso de editor. Vamos aos pontos relevantes para essas ferramentas:
- Quando o trabalho é feito pela primeira vez, o fornecedor pode até criar a conta mas deve incluir o dono da conta como administrador.
- Projeto acabou – remova o acesso de todos aqueles que prestaram o serviço. As ferramentas de analytics do Google permitem a auto-exclusão, mas dificilmente as pessoas fazem isso.
- No Google Analytics 4 – GA4 há também uma restrição de acesso à dados onde você pode limitar a visualização de métricas de custos e de receita.
- Nas duas versões do Google Analytics (Universal e GA4) é possível mover propriedades (cadastro do site) para outras contas. Essa é também uma opção.
- Quer saber o que foi feito na conta do seu Google Analytics? Consulte a opção “histórico de alterações da conta” – ela está na área de administrador, na primeira coluna (conta).
Ferramentas de SEO – Google Search Console, Bing Webmaster Tools e afins
Essas ferramentas são específicas para cada buscador: Google e Bing por exemplo – O SEO (Search Engine Optimization) é uma área de estudo responsável por registrar dados de comportamento de busca. Basicamente estamos falando de dados sobre palavras-chaves, cliques, impressões e o posicionamento das páginas no resultado da busca orgânica.
- Aqui também o dono do site deve ter o acesso de maior autonomia (proprietário ou administrador). Se o fornecedor habilitar o site nessa ferramenta, deve transferir a propriedade para o dono do site.
- Bom Saber: Por mais que você tenha colocado o site no ar e não tenha habilitado uma ferramenta de SEO, buscadores como o Google são capazes de te trazer um histórico, de alguns dias, no seu momento de cadastro na ferramenta.
Ferramentas de Gestão de Campanhas – Google ADS, Facebook Ads e qualquer outro ADS que tenha no mercado
Essas ferramentas são capazes de fazer a configuração de anúncios, públicos e conversões e também a gestão financeira dos valores investidos nas campanhas, custo por conversão. Nesse mercado, o Google ADS é uma das ferramentas mais utilizadas pois é a responsável pelos anúncios na busca do Google. Aqui temos muitas dicas:
- Para o Google ADS, há uma particularidade. A primeira coisa a fazer é o dono do site criar a conta no Google ADS pois ela poderá ser adicionada a uma conta de agência que é diferente da conta de um cliente.
- O ADS, em específico, tem um recurso apropriado para agências, o MCC (Minha central de clientes) – que permite a agência administrar a conta de mais de um cliente. O cliente, por sua vez, aceita o pedido de solicitação para fazer parte de uma MCC. Dessa forma a agência consegue gerenciar as campanhas e o cliente permanece sendo o dono dos dados.
- Para Facebook ADS você pode incluir pessoas na sua conta de Facebook Business, para que façam a gestão das suas campanhas.
- Caso você venha a trabalhar com outras ferramentas, observe quais são os perfis de acesso, seja você o dono e delegue para quem vai prestar o serviço para você.
- O Google ADS pode ser vinculado ao Google Analytics, é por isso que ter a mesma chave de email nas duas ferramentas, vai te ajudar muito.
- Pontos de ATENÇÃO:
- não permita que o fornecedor faça a gestão de suas campanhas em uma única conta. Essa é uma prática errada e os dados de suas campanhas ficarão junto com dados de campanhas de outros clientes. Essa prática traz 2 problemas: o primeiro é o vínculo com o Analytics – isso irá comprometer as análises pois vc trará pra o analytics todas as campanhas. O segundo problema será no momento do encerramento do contrato, você não terá acesso aos números de suas campanhas pois esses dados não poderão ser extraídos para gerar uma nova conta.
- Tem prestador de serviço que adota essa prática de colocar todas as campanhas uma mesma conta para a mesma ganhar força, mas isso não é garantia de que as suas campanhas vão performar bem. Já tive clientes que perderam as contas de ADS e tivemos que começar do zero. Fique atendo.
Páginas e perfis de rede social – Facebook, Instagram, Linkedin, Pinterest, Twitter, Youtube, TikTok e por aí vai.
- Cada rede tem suas particularidades. O Facebook ainda é o mais flexível, pois oferece a opção de cadastrar pessoas com papéis diferentes (seja na página e na conta de anúncios). Obviamente o papel de administrador é para o dono do negócio e ele é quem define o papel dos demais usuários.
- Caso você precise de gestão de postagens, faça uso de ferramentas como MLabs, Etus, Stilingue, Scup (agora Torabit) ou até mesmo o Business Facebook que pode ser utilizado apenas para Face e Instagram.
- O Linkedin, na opção de administrador da página da empresa, permite cadastrar colaboradores nos papéis de Superadministrador, Administrador e Analista e Administradores de Mídia Paga, exclusivamente para as campanhas.
Resumindo, o que NÃO deve acontecer:
- Deixar de assinar contrato de trabalho e contrato de NDA
- Cliente ignorar a questão de ser dono dos acessos.
- Fornecedor usar a própria chave para ser dono do conteúdo digital de um cliente para não transferir acesso no final do trabalho.
